In einem früheren Artikel haben wir erörtert, wie man seinen typischen Arbeitstag organisiert. In diesem Artikel werden wir darüber sprechen, wie man – so Allâh will – seinen Arbeitsfluss organisiert und die Aufgaben oder Projekte, die einem täglich begegnen, bewältigt.
Unterschied zwischen Aufgaben und Projekten:
Das Erste, worüber man sich im Klaren sein sollte, wenn man seine Arbeit in Angriff nimmt, ist der Unterschied zwischen einer Aufgabe und einem Projekt.
Eine Aufgabe ist eine einfache Tätigkeit, deren Durchführung normalerweise nicht mehr als 90 Minuten beansprucht und mit keiner anderen Aufgabe verbunden oder vernetzt ist. Sobald man eine Aufgabe erledigt hat, ist diese beendet und man kann sie grundsätzlich als erledigt betrachten.
Ein Projekt ist dagegen eine Zusammenstellung vernetzter Aufgaben, die voneinander abhängig sind und meistens von anderen Menschen abhängen, die ebenfalls weitere damit verbundene Aufgaben durchführen.
Im Folgenden werde ich vermitteln, wie man Aufgaben und Projekte organisiert, indem man bei seiner täglichen Arbeit ein simples Instrumentarium verwendet:
Bewältige Aufgaben wie ein 5-Sterne-Koch!
Um Aufgaben erfolgreich zu bewältigen, empfehle ich das Auftragsformblatt von DavidSeah.com. Dieses simple Instrumentarium hilft einem dabei, seine Aufgaben genauso zu organisieren, wie ein Koch in einem Restaurant seine Kundenbestellungen organisiert.
Und so funktioniert es: Jedes Mal, wenn jemand einem eine Aufgabe oder einen Auftrag erteilt (entweder persönlich oder per Email/SMS/Anruf), dann füllt man schnell ein Auftragsformblatt aus, wobei man deutlich aufschreibt, was das erwartete Ergebnis ist, wann es fällig ist und welche Schritte man unternehmen muss, um die Aufgabe erfolgreich zu erledigen. Sobald man mehrere Aufträge hat, organisiert man diese entsprechend ihrer Priorität, wobei man sich (und seinen Mitarbeitern) einen optischen Überblick aller zu erledigenden Aufträge bietet.
Dieses Instrumentarium stellte sich für mich beim Verwalten meiner Aufgaben als äußerst wirksam heraus. Und noch wichtiger: Es erfasste alle Einzelheiten einer Aufgabe auf einem Notizzettel.
Sobald man eine Aufgabe erledigt hat, sollte man diese Zettel aufbewahren! Man weiß nie, wann man dieselbe Aufgabe wieder erledigen muss! Es ist gut zu wissen, wie man sie zuvor bewältigt hat.
Ein Tipp für fortgeschrittene Super-Köche: Am Ende des Auftragsformblatts werden die „benötigten Stunden“ für die Aufgabe verlangt. Manchmal benutze ich diese Information als Hilfe, um nachzuvollziehen, wie viel Zeit ich für eine bestimmte Aufgabe benötige, und sogar, um mir selbst Ziele zu stecken, um zu versuchen dieselbe Aufgabe in Zukunft schneller zu erledigen!
Eine einfache, jedoch effektive Methode, um ein Projekt zu bewerkstelligen:
Wenn man große Projekte durchführt, die mehrere Aufgaben beinhalten und an denen mehrere Menschen beteiligt sind, kann es sehr leicht vorkommen, dass man den Überblick verliert oder überhaupt nicht weiß, worauf das Projekt zu welchem Zeitpunkt hinausläuft.
Obwohl es da Hunderte von Projektmanagement-Softwares und sogar akademische Qualifikationen im Zusammenhang mit Projektmanagement als Führungsinstrument gibt, werde ich hier ein Schritt-für-Schritt-Notlösungsverfahren beschreiben, das einem dabei hilft, jegliche anstehenden Projekte erfolgreich zu bewältigen.
Das Erste, woran man als Projektmanager denken muss, ist, sein Projekt in einfache Aufgaben zu zerlegen und grundsätzlich für jede Aufgabe, die das Projekt beinhaltet, folgende Frage zu stellen: Wer wird was bis wann machen? Wenn man alle erforderlichen Aufgaben für die Verwirklichung seines Projektes bestimmen kann und man in der Lage ist, die oben genannte Frage für alle Aufgaben zu beantworten, dann beherrscht man im Grunde sein Projektmanagement.
Um dabei zu helfen, die oben genannten Dinge zu organisieren: Ich stieß kürzlich auf ein Buch von Scott Belskey mit dem Titel Ideen realisieren, das ein sehr einfaches, jedoch wirksames System behandelt, mit dem man seine Projekte bewältigen kann und das ich seither verwende. Und so funktioniert das System:
Man sollte seine Projekte auf drei grundlegende Bestandteile einschränken:
1. Handlungsschritte - Diese stellen bestimmte konkrete Aufgaben dar, die das Projekt millimeterweise voranbringen.
2. Zurückstellliste – Ideen oder Dinge, die momentan nicht verfolgbar sind, es jedoch eines Tages werden könnten.
3. Hinweise – Informationen über das Projekt, wie beispielsweise Kundenkontakte, Aufzeichnungen von Sitzungen usw., die wichtiges Wissen darstellen.
Sobald man die oben genannten Dinge hat, erstellt man einen Ordner für ein bestimmtes Projekt. Man heftet alle Bezugsmaterialien, wie etwa die Visitenkarte eines Kunden, Aufzeichnungen von Sitzungen oder E-Mails ein. Die Handlungsschritte und Aufgaben, die von einem selbst erledigt werden müssen, sollten auf ein Auftragsformblatt geschrieben und an die Vorderseite des Ordners angeheftet werden. Auf diese Weise kann man, wenn man den Ordner zur Hand nimmt, sofort erkennen, welche Aufgaben man erledigen muss, um das Projekt voranzubringen. Man sollte außerdem seine Zurückstellliste an die Innenseite des Ordnerrückens heften!
Folgende Frage bleibt offen: Was ist mit Aufgaben, die andere Leute erledigen müssen? Hierfür empfehle ich ein Auftragsformblatt für jedes Teammitglied zu besitzen, das Teil des Projektes ist, und dessen Aufgaben niederzuschreiben. Auf diese Weise kann man jedes Mal, wenn man es trifft, dessen Auftragsformblatt herausnehmen und sofort wissen, was man nachverfolgen sollte.
Nochmals: Die oben genannte Methode und das System haben mir ungemein dabei geholfen, den Überblick über meine Projekte zu behalten, besonders bei der Arbeit, um mich nicht mit jeder Menge Papiere zu verausgaben oder mich damit überfordert zu fühlen, an welcher Stelle ich mit dem Projekt beginnen soll.
Kurz gesagt: Man sollte zwischen Auftragsformblättern und Projektordnern weniger Zeit mit dem Versuch verbringen, seine Arbeit zu organisieren, sondern mehr Zeit damit verbringen, sich auf die Erledigung seiner Aufgaben zu konzentrieren!
Jetzt seid ihr an der Reihe! Wie organisiert ihr eure Arbeit?